Voortgang en proces (of: het einde van Excel)

plankWhiteboard, flip-over, kladblok en vergadertafel zijn voor mij onmisbare analoge hulpmiddelen in een steeds meer digitale wereld. Ze horen bij het maken van plannen en ideeën. Maar als die ideeën er eenmaal zijn, moeten ze ook uitgevoerd worden. In het geval van internet betekent dat vaak dat er pagina’s gemaakt moeten worden. Pagina’s vol met content. Maar hoe houd je overzicht tijdens dit proces van contentcreatie?

Ik greep altijd terug op Excel en – in recenter tijden – Google Spreadsheet (iedereen altijd toegang tot de laatste versie: ideaal!). In tabellen kregen pagina’s nummers (zoals ‘1.1.4 Onze kernwaarden’) en statussen (‘eerste versie’, ‘tweede versie’, ‘eindredactie’, ‘beeld bewerkt’, ‘ingevoerd in cms’) en auteursnamen en opmerkingen. Maar die grijze tabellen waren slechts voor een enkeling te begrijpen.

De volgende stap was om iedere status een kleur te geven (groen = ‘gepubliceerd’). Dat zorgde ervoor dat betrokkenen in één oogopslag een gevoel van de situatie hadden: ‘help, we redden het niet!’ of ‘ha, we zitten prima op schema’. Maar toch, het bleef moeilijk om allemaal hetzelfde te zien in die wirwar van lettertjes en kleurtjes.

De plank

Wie ooit tijdschriften heeft gemaakt, kent vast de plank nog wel: een groot bord waarop een plekje is ingeruimd voor iedere pagina in het tijdschrift. De functie? Zo’n plank helpt niet alleen om het bladritme te bepalen, maar ook om voor iedereen de voortgang helder te maken. In zo’n vakje kun je de belangrijkste variabelen per pagina inzichtelijk maken (is het een redactionele of commerciële pagina? wie schrijft het artikel? is het een vaste rubriek? is er al beeld? hoe staat het met de eindredactie? etc.). Pagina’s die al af zijn, plak je gewoon op de daarvoor bestemde plek.

Zo’n fysieke vorm kan buitengewoon verhelderend zijn. Ik heb bijvoorbeeld gehoord van een grote telecomprovider die tijdens een fors schrijftraject de ‘war room’ vol hing met printjes van oude en, als ze eenmaal gereed waren, daaroverheen de nieuwe pagina’s. En het werkte. Waar het om draait, is dat voor iedereen zichtbaar is wat er gedaan is en wat nog moet gebeuren. En, als je nog iets verder gaat, dat iedereen direct commentaar kan geven.

Internet als toevoeging

In een recent project hebben we de wijsheid van de plank gecombineerd met het gemak van internet: toegang voor allen vanaf willekeurig welke plek. Hoe? Door middels Axure een structuur met alle te creëren pagina’s te maken en deze te delen (beveiligd met een wachtwoord) via internet. Alle stakeholders en projectteamleden zagen wat er al gemaakt was, konden overal doorheen klikken, feedback geven middels de ‘discuss’-functie, etc. We hadden een ‘digitale plank’ gemaakt. En het werkte.

Je kunt via soortgelijke programma’s, via Google Presentations, WordPress of willekeurig welke andere tool, eenvoudig een plankgelijke weergave van je project maken, waarop voortgang getoond wordt en discussie plaatsvindt. Het is even wat werk om het op te zetten (hoewel je er vanzelfsprekend steeds handiger mee wordt), maar die inspanning betaalt zich dubbel en dwars terug.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s